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02 fev 2017

As principais diferenças entre Reuniões remotas e Reuniões presenciais

No passado, era praticamente impossível fazer reuniões não presenciais, porém com a tecnologia e a evolução acelerada da convergência das plataformas de comunicação, este cenário mudou.

A correria do dia a dia, o congestionamento das cidades grandes e a necessidade de imediatismo nas tomadas de decisões colaboraram para que os recursos 2.0 passassem a substituir tarefas antes corriqueiras. Encontros pessoais, viagens e até ligações telefônicas aos poucos deixam de ser tão frequentes e dão lugar às mensagens instantâneas, webconferências e conference calls.

Obviamente, reuniões remotas e reuniões presencias possuem diferenças e, ao optar por uma ou outra, é preciso levar em consideração alguns fatores:

Reuniões remotas
* Podem ser feitas a qualquer hora, em qualquer lugar
* Possibilidades multimídia dão um toque diferenciado à experiência
* Envolvidos não precisam se deslocar
* Colaboram com o meio ambiente, evitando a emissão de gases poluentes
* Dúvidas podem ser sanadas a qualquer momento, em tempo real
* É possível conectar ao mesmo tempo clientes, fornecedores e colaboradores
* Dados e informações podem ser compartilhados com todos
* Conferem agilidade e rapidez nos processos
* Não há interrupções
* Podem dar uma ideia de impessoalidade

Reuniões presenciais
* Precisam ser marcadas com certa antecedência
* Comumente há a necessidade de apresentações que vão além da fala e é preciso se preparar para levar consigo todo o material
* Viagens e deslocamentos são necessários
* Meios de transporte utilizados para chegar até o local agridem o meio ambiente
* Dependendo do número de pessoas envolvidas, nem todas as dúvidas podem ser esclarecidas
* Reunir clientes, fornecedores e colaboradores se torna mais difícil devido às agendas de cada um
* O gasto com papel para o compartilhamento de informações é grande
* Requerem espaço físico adequado para acomodar as pessoas
* Deve ser elaborada com antecedência
* Eventuais interrupções podem acontecer
* Aproxima as pessoas fisicamente
* É possível observar e interpretar a linguagem corporal de cada indivíduo

Levando em conta a importância das reuniões para o ambiente corporativo, é preciso saber quando o encontro físico é realmente imprescindível. Em muitos casos, encontros virtuais conferem agilidade e muito mais eficiência. Além de dispensarem a necessidade de locomoção geográfica, reuniões online são mais pontuais, evitam dispersão e aumentam consideravelmente a possibilidade de interação entre todos.

Considerando fatores geográficos, a urgência do assunto, gastos e número de pessoas a serem atingidas, é possível escolher o método mais adequado para as variadas ocasiões comuns ao mundo corporativo.

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