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15 jul 2013

Como implantar projetos eficientes de Comunicações Unificadas e Colaboração?

Diferentes maneiras de comunicação e colaboração surgem a cada dia. A urgência na necessidade de novas alternativas com o crescimento da mobilidade, uso de redes sociais e novas formas de trabalho é evidente na maioria das empresas e, com isso, técnicas antes consideradas padrão passam a ganhar outras formas.

Com a evolução da tecnologia, reuniões presenciais ganharam recursos como e-mails, mensagens de texto, compartilhamento de telas, compartilhamento de documentos, vídeos, áudio e até mesmo telepresença, o que de uns tempos para cá fez com que as companhias passassem a dar uma atenção maior aos projetos de UC&C.

Pesquisas recentes apontam que mais de 78% dos tomadores de decisão de TI possuem planos estratégicos para a implantação deste tipo de sistema, sendo que destes, 42% pretendem investir em quase todos os aspectos que englobam esse tipo de tecnologia. Segundo especialistas da área, este número surpreende, se levarmos em conta o número de países que estão em crise e as condições econômicas que comumente barram investimentos em comunicação nas empresas.

Tendo consciência do quanto essas ferramentas podem ser importantes (e até mesmo fundamentais) para as organizações, seu crescimento deve ser acelerado nos próximos anos, porém o maior desafio a ser enfrentado é saber como usar tais recursos para alavancar efetivamente os resultados internos e externos.

Antes de pensar em implantar a tecnologia UC&C em sua empresa, é preciso ter em mente anecessidade de uma grande mudança cultural entre seus colaboradores. É necessário mostrar a eles o quanto os recursos poderão otimizar a rotina de trabalho, resultando em um alto ganho de produtividade – o que só é possível a partir de treinamentos especializados constantes que mostrem como usufruir da melhor maneira possível de cada ferramenta disponível.

Criar políticas de incentivo, de acordo com os estudiosos da área, contribui para o sucesso do uso destes recursos de comunicação. Para eles, o ideal é recompensar os que começam a utilizar as ferramentas antes dos demais a fim de mostrar aos outros o quanto elas podem colaborar no dia a dia de todos os envolvidos. Nesse processo, é interessante fazer com que os funcionários se sintam estimulados a usar as UC mesmo que estas não sejam obrigatórias para a realização de suas tarefas rotineiras.

Saber a opinião dos colaboradores e entender a real necessidade de cada setor em termos de comunicação também se mostra extremamente fundamental, bem como levar em conta que muitos atualmente operam no sistema BYOD. O ideal é adaptar os recursos de modo que não hajam problemas de entendimento entre empregados e tomadores de decisão.

É incontestável o valor que as Comunicações Unificadas e Colaboração agregam aos negócios, porém especialistas garantem que a falta de conscientização da equipe pode colocar em risco o sucesso deste tipo de investimento. Motivar, capacitar e treinar são pontos fundamentais que devem ser pensados logo no início do projeto.

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