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10 abr 2013

Comunicações Unificadas e Colaboração: reuniões remotas X reuniões presenciais

Há algumas décadas, era praticamente impossível pensarmos em fazer reuniões que não presenciais, porém com o advento da Internet e a evolução acelerada da convergência das plataformas de comunicação, este cenário mudou consideravelmente.

A correria do dia a dia, o congestionamento das cidades grandes e a necessidade de imediatismo nas tomadas de decisões colaboraram para que os recursos 2.0 passassem a substituir tarefas antes corriqueiras. Encontros pessoais, viagens e até ligações telefônicas aos poucos deixam de ser tão frequentes e dão lugar às mensagens instantâneas, webconferências e conference calls.

Obviamente, reuniões remotas e reuniões presencias possuem diferenças e, ao optar por uma ou outra, é preciso levar em consideração alguns fatores:

Reuniões remotas

* Podem ser feitas a qualquer hora, em qualquer lugar

* Possibilidades multimídia dão um toque diferenciado à experiência

* Envolvidos não precisam se deslocar

* Colaboram com o meio ambiente, evitando a emissão de gases poluentes

* Dúvidas podem ser sanadas a qualquer momento, em tempo real

* É possível conectar ao mesmo tempo clientes, fornecedores e colaboradores

* Dados e informações podem ser compartilhados com todos

* É possível se comunicar com pessoas do Mundo todo, simultaneamente

* Conferem agilidade e rapidez nos processos

* Não há interrupções

* Podem dar uma ideia de impessoalidade

* Em alguns casos, não dá pra saber como quem está do outro lado se comporta frente às informações passadas

 

Reuniões presenciais

* Precisam ser marcadas com certa antecedência

* Comumente há a necessidade de apresentações que vão além da fala e é preciso se preparar para levar consigo todo o material

* Viagens e deslocamentos são necessários

* Meios de transporte utilizados para chegar até o local agridem o meio ambiente

* Dependendo do número de pessoas envolvidas, nem todas as dúvidas podem ser esclarecidas

* Reunir clientes, fornecedores e colaboradores se torna mais difícil devido às agendas de cada um

* O gasto com papel para o compartilhamento de informações é grande

* Requerem espaço físico adequado para acomodar as pessoas

* Deve ser elaborada com antecedência

* Eventuais interrupções podem acontecer

* Aproxima as pessoas fisicamente

* É possível observar e interpretar a linguagem corporal de cada indivíduo

O modelo “face a face” jamais deixará de existir. Em alguns casos, ele é insubstituível e confere maior credibilidade e pessoalidade ao encontro. Para criar vínculos, é fundamental conhecer algumas pessoas fora do ambiente virtual. Reuniões remotas tendem a ser mais objetivas, enquanto nas pessoais podem ocorrer desvios do assunto principal.

Levando em conta a importância das reuniões para o ambiente corporativo, é preciso saber quando o encontro físico é realmente imprescindível. Em muitos casos, encontros virtuais conferem agilidade e muito mais eficiência. Além de dispensarem a necessidade de locomoção geográfica, reuniões online são mais pontuais, evitam dispersão e aumentam consideravelmente a possibilidade de interação entre todos.

Considerando fatores geográficos, a urgência do assunto, gastos e número de pessoas a serem atingidas, é possível escolher o método mais adequado para as variadas ocasiões comuns ao mundo corporativo.

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