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24 jun 2013

Você sabe o que é uma audioconferência?

Com a audioconferência, é possível criar salas virtuais de reunião. Acessadas via telefonia IP ou através da rede de telefonia comum, essas salas permitem a conversação em tempo real com várias pessoas ao mesmo tempo, tornando-se ideais para empresas que possuem colaboradores em diferentes partes geográficas.

Organizar uma reunião para 10 pessoas parece uma tarefa simples, mas e se elas estiverem em Estados ou Países diferentes? Como ministrar um treinamento para todas as filiais de uma empresa ao mesmo tempo? Com audiconferências, isso é possível e descomplicado!

Para que a segurança das conversas seja mantida, o líder/palestrante oferece uma senha a todos aqueles que devem estar presentes na conference call. Essa senha permite o acesso naquele momento e identifica cada um dos participantes na sala.

Por meio de soluções mais atuais, que utilizam o sistema UCaaS, o líder pode acompanhar por um computador dados sobre os participantes da conferência, bem como controlar acessos, abrir e fechar linhas quando necessário. Aplicativos criados especialmente para smartphones também já estão disponíveis no mercado, mas apenas soluções de UC pagas é que possuem recursos como estes. É possível também adquirir um cartão com um par de senhas para acesso On Demand, sem a necessidade de um agendamento prévio, que permite ao líder iniciar uma audioconferência em qualquer hora do dia, tendo apenas que disponibilizar a senha de acesso para os participantes.

Diferente do que acontece com os aparelhos viva-voz (também chamados “estrelas”), nas audioconferências não é preciso que as pessoas estejam no mesmo local, pois cada indivíduo participa da chamada diretamente de seu próprio aparelho telefônico. Apesar de ser muito comum que os viva-voz também sejam integrados ao serviço de conference call, ao contrário do que muitos pensam, eles servem apenas como um instrumento utilizado nas conferências de áudio, mas não são responsáveis pela sua realização – sendo apresentados apenas como uma ferramenta que pode ser usada neste tipo de prática colaborativa.

Com as audioconferências, é possível agilizar processos, evitar deslocamentos desnecessários e realizar a tomada de decisões com a participação da equipe necessária sem que todos estejam em um mesmo local fisicamente. Em resumo, esta solução é capaz de integrar equipes e facilitar a comunicação interpessoal entre indivíduos de diferentes áreas, filiais, fornecedores e clientes a partir de uma simples ligação.

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